Connecting...

Compliance Officer

Momenteel ben ik voor een farmaceut in Oss op zoek naar een Compliance Officer.

Doel:
De Senior Compliance Officer is verantwoordelijk dat er binnen Facilities Management NL geacteerd wordt conform (vastgelegde) afspraken en verplichte wet- en regelgeving, om zodoende de Compliance op EHS en GxP diensten, welke worden geleverd door FM en haar partners, te borgen.
De hoofdtaken van de Senior Compliance Officer FM zijn; het actueel houden van de documentatie (inclusief de SOP's) van FM en haar partners, en om Facilities Management en partners met behulp van MyLearning conform de opgestelde trainings- & leestakenmatrix getraind te houden.

Kerntaken:
Plan:
* Verantwoordelijk voor het afdelingsbeleid met betrekking tot alle activiteiten betreffende Compliance voor FM en haar partners.
* Opstellen en onderhouden FM Management Systeem.
* Opstellen (jaarlijks) van het FM Compliance & Improvement Plan.
* Actief informeren (gevraagd en ongevraagd) van de directie en de organisatie over Compliance issues; Quality & EHS, Training & opleiding en gegevensbeheer, zodat het personeel aan de gestelde kwalificaties blijft voldoen.
* Verantwoordelijk voor opstellen en onderhouden van de trainings- & leestakenmatrix, en het maken en bewaken van de opleidingsplannen.

Do:
* Verantwoordelijk voor het actueel houden van documentatie voor FM en haar partners. Dit is inclusief SOP's (scope: FM en partners) en templatebeheer (scope: FM).
* Zorgdragen voor beschrijvingen van de werkprocessen/instructies binnen de afdeling FM, betreffende Compliance.
* Verantwoordelijk voor de rapportage betreffende documenten status.
* Verantwoordelijk voor het documentbeheersysteem en het online leersysteem en daarnaast verantwoordelijk voor het maken van de connectie tussen deze 2 systemen zodat leestaken beschikbaar zijn.
* Beheer MyLo voor FM (en partners) als Super user; hiervoor ook aanspreekpunt voor admins binnen FM en partners (4x).
* Verantwoordelijk voor het verspreiden van leestaken via het online leersysteem (ook in overeenstemming met de Q-afdelingen van de sites).
* Verantwoordelijk voor controleren en corrigeren van de trainingsmatrix van de partners van FM.
* Het initiëren en faciliteren van trainingen.
* Bijdrage leveren aan de HPO organisatie binnen FM.
* Creeert/ ontwikkelt nieuwe of verbeterde overzichten om het FM Management te ondersteunen; zoals opzet en onderhoud van de Projectportfolio.
* Verantwoordelijk voor het actualiseren en onderhouden van de FM intranetsite.
* Verantwoordelijk voor het, op aanvraag, aanpassen van de volgende documenten:
o Mastersheet Service lines FM
o Dienstencatalogus FM
o Diverse Quality Agreements (1x/3 jaar)
* Organiseert (en is secretaris van) de Team of Experts: Soft Services, Hard Services, Archiving. Deelnemer van de Team of Experts: Documentation, Building & Utilities Services, LAMP en het Strategisch Quality overleg.

Check:
* Verantwoordelijk voor de opzet van een gedegen interne audit systeem (incl. Planning) voor de partners van FM.
* Optreden als Single point of Contact (en hiermee het inzetten van de juiste gesprekspartners (SMEs)) voor FM en haar partners tijdens inspecties en audits van autoriteiten, klanten en interne afdelingen.
* Genereert en analyseert de vereiste rapportages en scorecards (KPI's) opgesteld voor en door FM en haar partners.
* Verantwoordelijk voor het onderhouden van het FM TIER 3 overzicht mbt Quality & Safety.
* Verantwoordelijk voor de review (ieder kwartaal) van het FM Compliance & Improvement Plan (input voor de Management Review).
* Verantwoordelijk voor het opstellen van de management review; 1x/jaar.
* Organiseren en coördineren van de Risk Assessments voor (nieuwe) GxP kritische diensten; inclusief herhaling(1x/3 jaar).

Act:
* Verantwoordelijk voor de FM Change Control (papieren systeem), Quest, GCM & Entropy Single point of Contact voor de Business naar FM en haar partners.
* Initieert het opstellen van CAPA's, indien er observaties / acties zijn voortgekomen uit diverse inspecties en audits van klanten, bedrijf en overheid, en bewaakt de opvolging van deze CAPA's.
* Verantwoordelijk voor het op de hoogte houden van de geldende EHS,
* GMP en wet- en regelgeving en toezien op de naleving hiervan, indien nodig ondersteunen bij de implementatie hiervan bij FM en haar partners.

Sociale vaardigheden/communicatie:
* Resultaatgericht door doelen te stellen en hier gericht aan te werken.
* Hoge mate van klantgerichtheid; pro-actief ten aanzien van klantbehoeftes.
* Initiatief rijk en innovatief; genereert nieuwe ideeën en past die toe.
* Plannen en organiseren;
* Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
* Opstellen van rapportages, geven van mondelinge toelichting, e.e.a. ook in het Engels.
* Analytische vaardigheid;
* Affiniteit met betrekking tot IT door het gebruik van veel verschillende systemen
* Adviseren, overtuigen, inwinnen en verstrekken van informatie.
* Accuraat en vasthoudend met overtuigingskracht
* Doorzettingsvermogen;
* Creëert een open werksfeer en werkt aan ontwikkeling van de medewerkers.

Opleidingsniveau/ervaring:
* Universitair werk- en denkniveau (bij voorkeur Quality management)
* Minimaal 5 jaar relevante werkervaring
* Kennis van Europese en Nationale Kwaliteit & EHS wet- en regelgeving;
* Brede kennis van kwaliteitssystemen
* Minimaal Lean Six Sigma Green Belt certified
* Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
* Aanvullende opleidingen/cursussen sociale vaardigheden en Facilities Management werkgebied
* Affiniteit met IT-systemen

Ben je geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan online of kom in contact met de consultant: Niek van Alfen, n.vanalfen[at]realstaffing.com of bel 020 522 15 88.